Nécessaire, caderno, caneta e um notebook. A mochila que cada funcionário da Cia de Talentos recebeu no começo de 2018, após a volta do recesso de Natal, estava forrada com esses e outros presentes. Não era bem um mimo para marcar a abertura do novo ano na consultoria de recrutamento. Tratava-se de um kit de mudança. Junto com o arsenal de trabalho, os colaboradores ganharam um cartão de acesso a um coworking. A sede da empresa, a partir de então, passou a funcionar em uma das unidades paulistanas da rede WeWork. Ao todo, a Cia de Talentos  transferiu cerca de 120 pessoas para o espaço compartilhado. O motivo da migração: simplificar as operações.

Até o fim de 2017, a empresa ocupava um andar inteiro de um prédio no Brooklin, bairro nobre de São Paulo. O local possuía diversas salas dedicadas à equipe e a reuniões e treinamentos. Era uma estrutura que dava trabalho manter, exigindo tempo, atenção e energia. E ficava ociosa:  das 120 posições de trabalho, não mais do que 80 eram ocupadas diariamente, porque há horários flexíveis, home office e funcionários atuando em campo. “Pensamos no presente e no futuro e decidimos otimizar”, conta Adriana Chaves, sócia e diretora da Cia de Talentos.

Para tornar a operação da Cia de Talentos mais leve – um sinônimo para simples –, o processo começou com uma campanha de desapego ainda na antiga sede. A empresa organizou uma limpa geral, na qual tudo o que não era essencial foi dispensado: papéis, arquivos, móveis. Até a biblioteca foi cedida a uma universidade. Restaram meia dúzia de livros, os mais estratégicos. Num primeiro momento, as sócias queriam apenas achar um lugar menor e mais enxuto para instalar o negócio, mas o fato de, num coworking, não precisarem pensar em cuidar do ambiente pesou na decisão. “Não nos preocupamos mais com coisas como comprar café ou manter a faxina em dia. E isso tomava muito tempo da gente”, diz Chaves. “A simplificação fez brilhar nossos olhos.” 

A orientação tomada pela Cia de Talentos não representa um caso à parte no mercado atual. Ela reflete um movimento mundial. Em 2015, a consultoria Deloitte realizou uma pesquisa com 3,3 mil executivos de 106 países e descobriu que, para 71% deles, a simplificação do trabalho é item prioritário. Um modo de descrever o combate é o desapego do supérfluo. “Como os profissionais estão sobrecarregados em razão dos processos burocráticos e da quantidade extrema de informações gerada pelos avanços da tecnologia, eles precisam desapegar do supérfluo”, explica Roberta Yoshida, sócia na área de gestão de capital humano da Deloitte.

A chegada das novas gerações ao poder marca uma mudança de mindset que está acelerando isso. Em 2012, uma pesquisa da Fundação Instituto de  Administração (FIA-USP) mostrou que o objetivo do trabalho para os nascidos entre 1980 e 1993 é a realização pessoal. “O entendimento de que o essencial são poucas relações e poucos resultados figura na origem  da simplificação de processos”, aponta Luciano Meira, sócio da Caminhos Vida Integral, consultoria dedicada ao desenvolvimento pessoal e autor do livro A segunda simplicidade, lançado em 2017.

Portanto, a guerra à complexidade parece despontar como a nova bússola da gestão. E como se simplifica? Com uma reengenharia de processos e, em particular, tirando da frente preocupações com administração de  espaço, de transporte, de documentos, de pessoas e de equipamentos. Tudo para dar às pessoas mais energia e tempo, as duas maiores vítimas da complexidade.

Processos

A General Electric foi uma das empresas que puxaram a onda da simplificação. A reputação da multinacional como complexa, e pesada, foi revelada em uma pesquisa feita com clientes e stakeholders e a ver com o fato de ela atuar em quase 200 países e com 300 mil funcionários. Em 2012, a GE começou a firmar as bases de uma revolução gerencial, que  não à toa foi batizada de “Simplification”. 

O novo mindset da GE é calcado em processos mais simples. Um exemplo prático: a empresa aboliu as apresentações em PowerPoint. Nas reuniões  globais, os executivos das 175 sedes precisam condensar o relatório em apenas uma página. As avaliações anuais – uma marca do conglomerado – foram substituídas por um aplicativo de feedback permanente. O app tem dois botões: “continue assim” e “reconsidere”. Todos os funcionários podem opinar sobre colegas e líderes. As aprovações de projetos também foram aceleradas. Antes, uma ideia não saía do papel sem passar pelo crivo de, no mínimo, 12 executivos. Agora, são só três. O tempo de elaboração  caiu de oito para dois meses.

A hierarquia da GE foi horizontalizada, e as sedes  locais ganharam autonomia para decidir os rumos de boa parte de suas ações. “Essa cultura requer uma nova forma de pensar e liderar, a fim de trabalharmos de maneira mais ágil, mais simples e com maior foco no cliente”, afirma Viveka Kaitila, CEO da GE Brasil. Os pilares citados por Kaitila estão associados ao modus operandi enxuto das startups. Um conglomerado gigantesco jamais conseguirá ser tão simples como uma startup, mas a quebra dos processos deixa a gestão bem mais maleável.

Vista como complexa e pesada em uma pesquisa, a GE começou um processo batizado de “Simplification” em 2012 e puxou a fila

Espaço

O espaço influi na agilidade das pessoas direta e indiretamente. A mudança da Cia de Talentos para o coworking não acelerou a simplicidade só por acabar com as preocupações de manutenção; o fato de ter eliminado as mesas e as posições fixas fez os métodos ágeis “acontecerem organicamente”, como destaca Chaves. Um espaço simplificado pode  convidar a processos mais ágeis, como avaliações em tempo real, erro permitido com aprendizado quase instantâneo, tomada de decisão rápida. Quanto menos entraves físicos, mais as coisas fluem.

O crescimento rápido do WeWork pode ser um sinal disso. Os 11 prédios do Brasil foram instalados de julho de 2017 para cá. “Cuidamos de tudo, de impressora e papelaria a recepção, segurança e limpeza. As empresas ficam livres para focar 100% no trabalho”, afirma Camila Weber, gerente de relações institucionais da WeWork. A WeWork mundial está avaliada em US$ 20 bilhões, com 280 prédios. 

Essa simplificação das instalações pode romper com um círculo vicioso se descomplicar as pessoas. “Estamos tão preocupados com a complexidade que não desenvolvemos as pessoas. E, se as pessoas são complexas, as estruturas jamais serão simples.” 

A simplificação no espaço não é só sinônimo só de mudar para um endereço mais enxuto; ela assume  diferentes formas. Tem a ver também com a  maneira como as pessoas se distribuem no espaço.  A Dasa, empresa de serviços de medicina diagnóstica, ilustra isso. Ela adotou modelo de células de trabalho pequenas e ágeis. As equipes, formadas de acordo com o projeto e com profissionais de diversas áreas, têm, no máximo, oito componentes, seguindo a recomendação da Amazon, que colaborou com a aplicação do modelo. É a “regra das duas pizzas”, como diz Ricardo Orlando, CIO da Dasa – a porção funciona como parâmetro para limitar o tamanho do time (dois pedaços para cada pessoa).

O home office também é considerado um descomplicador, não só por reduzir o espaço que a empresa precisa administrar, mas por simplificar a logística dos funcionários. A Dell Computer é uma que aposta no home office. “Queremos que o profissional consiga equilibrar a carga de trabalho de acordo com os interesses pessoais”, elucida Miriam Kimura, gerente  sênior de aquisição de talentos da Dell no Brasil. O planejamento da empresa é chegar em 2020 com 50% do capital humano atuando de forma remota. Em um levantamento recente da consultoria Robert Half, feito com mil pessoas, 96% se mostraram favoráveis ao modelo de home office. Os motivos mais citados foram aumento de produtividade (29,4%), melhora da qualidade de vida (25,5%) e equilíbrio entre vida pessoal e profissional (21,6%). Menos complexidade. Simplificar o espaço ainda tem a ver com simplificar a manutenção. Como o Google, que trocou as máquinas de cortar grama em sua sede, no Vale do Silício, por uma “equipe” de cabras alugadas de uma fazenda vizinha.

Transporte

O crescimento da startup paulista Mandaê revela quanto as empresas estão perseguindo a simplicidade em outra frente: o transporte de encomendas. O serviço funciona com uma plataforma digital que organiza a cadeia de envio. Motoristas coletam as encomendas para uma triagem e quem efetua a entrega, a partir daí, é uma das mais de dez transportadoras parceiras. Como conta Karim Hardane, cofundador e head de operações, a Mandaê nasceu para suprir uma carência de empresas de e-commerce que só tinham os Correios como canal para escoar os produtos.

De 2013 para cá, a startup já enviou mais de um  milhão de encomendas e tem crescido, em média,  15% ao mês. Fundos de investimento perceberam  as promessas dessa fornecedora de simplificidade e aportaram R$ 25 milhões em 2018 nela, para  expandir a cobertura, hoje limitada à Grande São  Paulo na coleta.

Documentos

Como descomplicar naquilo de que não se pode abrir mão em um país burocratizado como o Brasil – os documentos? O crescimento do outsourcing na gestão de documentos é uma prova de que um número crescente de organizações encontrou essa resposta, recorrendo tanto a meios físicos de fazê-lo como à digitalização.

A Redata, também de São Paulo, é uma das empresas que vem aproveitando essa oportunidade. “Analisamos os métodos internos do cliente e customizamos soluções para organizar o acervo e garantir um controle ágil das informações”, explica Mariza Cardoso, a sócia-fundadora. A proposta vai além de oferecer a tradicional guarda documental; a ideia é prover uma ferramenta de inteligência que acelere tanto o arquivamento como a busca pelas informações, evitando extravio e repetição de arquivos, e o acúmulo caótico de documentos. “É normal  vermos documentos importantes espalhados em armários e gavetas das empresas, sem nunca terem sido arquivados”, revela Cardoso. Uma das medidas aplicadas pela Redata, por exemplo, é o plano de classificação do acervo. Ela utiliza formulários de cadastro simplificados, com alguns campos preenchidos automaticamente.

A maior parte dos clientes da Redata vem de setores com nível alto de regulação e compliance, como as áreas de finanças e cosméticos. Segundo Cardoso, a importância de a organização lidar de modo ágil e descomplicado com documentos costuma ser facilmente entendida pelas empresas nos momentos em que documentos necessários não são encontrados. Ela conta que um cliente contratou a Redata após quase  pagar uma multa de R$ 8 milhões por não achar o comprovante de uma conta já quitada.

A Petrobras também optou por esse caminho da simplificação de documentos. Em 2017, o órgão adotou uma plataforma digital que concentra todos os estágios burocráticos relacionados à contratação de fornecedores. Isso fez com que o prazo médio para a conclusão de uma licitação, por exemplo, fosse reduzido em 40%. Já o trâmite de cadastramento de fornecedores ficou 50% mais rápido e, com isso, a base de fornecedores aumentou 15% em relação ao ano anterior. A nova política gerou uma economia de R$ 750 milhões em custos aos cofres da Petrobras. Embora pontual, o caso pode ser considerado emblemático.

Até em uma organização em que os documentos são protagonistas, como os tribunais de Justiça, a simplificação da papelada tem ganhado adeptos. O Tribunal de Justiça de São Paulo criou o projeto “Petição 10, Sentença 10”, para limitar a extensão de petições e sentenças a apenas dez páginas.  Com o fim dos calhamaços, os juízes não despendem mais tanto tempo na leitura dos processos e podem julgar mais casos. Novamente, é a simplificação funcionando.

Pessoas e equipamentos

A flexibilidade dos vínculos empregatícios, estabelecida pela nova legislação trabalhista, está sendo brindada pelas empresas por conta, também, da redução da complexidade. Já é observado o aumento da  procura por profissionais temporários em posições especializadas, por exemplo. “Começamos a perceber uma evolução dessa demanda, na verdade, nos últimos quatro anos. As empresas estão mais propensas a contratar profissionais apenas para implementar projetos durante um período determinado”, relata Lucas Nogueira, diretor de recrutamento da Robert Half. Além de prestar esse serviço aos clientes, a própria consultoria utiliza o modelo. Lá, essas contratações por projeto crescem mais de 10% ao ano.

A simplificação do vínculo empregatício é o caminho natural para os processos de contratação também do ponto de vista do trabalhador, na visão da Robert Half. “As gerações atuais não almejam mais uma carreira perene numa só empresa, como acontecia com nossos pais. Elas querem somar experiências”, diz Nogueira.

Essa aceleração dos mais jovens inspirou o grupo empresarial Randon a adotar uma solução digital de RH para que o processo de seleção não dure um tempo desproporcional. O grupo, sediado em Caxias do Sul (RS), passou a utilizar uma plataforma de seleção com inteligência artificial, feita pela startup paulista Gupy, que encurtou os prazos de seleção da Randon de 45 dias para 25, com tendência a 19, como conta Daniel Ely, diretor de planejamento e RH.

Um modo de simplificar o relacionamento corporativo com pessoas também diz respeito ao outsourcing de equipamentos. 

Uma central simplificadora

Muitos esforços de simplificação ocorrem por meio de parcerias – com universidades, startups e fornecedores em geral. Mas, muitas vezes, estabelecer e manter a parceria são coisas que geram complexidade.

Como fazer a transição para esse mundo do modo menos complexo possível? O Grupo Randon resolveu essa questão com seu programa  Randon: Exo, que justamente busca dar agilidade à gestão de parcerias da empresa voltadas a inovar e simplificar o modo de fazer as coisas. “Um projeto que pode levar dois anos para ser aprovado até percorrer todos os trâmites de planejamento e desenvolvimento às vezes é posto em prática imediatamente”, comemora Daniel Randon, vice-presidente das Empresas Randon.

Tempo, energia, lucro

O tempo e a energia das pessoas são as grandes vítimas da complexidade. Não há gestor de empresa que não reclame de falta de tempo para as  questões realmente importantes e estratégicas, tanto profissionais como pessoais. Todas as soluções relacionadas neste texto – relativas a espaço, pessoas, equipamentos e tudo o que não é o core business – resultam em ganho da tempo, de um modo ou outro, fazendo com que sobrem mais horas para as atividades- chave ou para o descanso que reenergiza.

Os acionistas sempre querem cortar custos, mas eles ficam tão felizes em combater a complexidade quanto os funcionários? Afinal, outsourcing pode ser associado à perda de controle e competitividade.

Entre 2005 e 2010, uma pesquisa da University of Birmingham, na Inglaterra, analisou os balanços das 200 maiores empresas do mundo, comparando indicadores financeiros com o grau de simplicidade da operação – incluindo diversidade do portfólio e número de unidades de negócios. Resultado? As companhias com parâmetros de gestão mais  complexos perderam, em média, 10% da margem operacional por ano – cerca de US$ 1,2 bilhão. Ou seja, simplificar processos alegra os acionistas. 

A Simpress e o negócio da simplificação

Por Adriana Salles Gomes

O leitor ouviu falar do Bendegó, certo? É o meteorito de ferro/níquel de 5,3 toneladas que sobreviveu ao devastador incêndio do Museu Nacional,  ocorrido recentemente no Rio de Janeiro. Ele serve como analogia para o mundo do outsourcing de equipamentos de apoio. Apesar de sua importância – é o maior do mundo –, a pedra, que caiu no sertão da Bahia, foi sinônimo complexidade para o governo brasileiro, como descreveu Carlos Cardoso, no site Meio Bit.

Primeiro, pela logística. Na primeira vez em que o governo tentou transportá-la, ela escorregou do carro de boi e foi parar no rio Bendegó (que lhe deu o nome). Ali ficou cem anos enferrujando até a segunda  tentativa, que exigiu um ano de planejamento e mais quatro meses em trânsito por carro de boi, trem e barco a vapor. Depois, houve a questão do espaço: foi para o museu, que não teve a manutenção devida, e queimou.

Muitos equipamentos que apoiam a operação das empresas acabam sendo verdadeiros “bendegós” para elas. São valiosos – por sua utilidade, no caso –, mas representam uma dor de cabeça na hora de cuidar, porque aquilo não é uma especialidade dos funcionários da organização. Um exemplo claro disso são as impressoras, que exigem manutenção e  logística. Isso fez florescer uma indústria de “printing as service”.

Há 21 anos, o empreendedor Vittorio Danesi fundou a Simpress para oferecer soluções de impressão ao mercado corporativo, acompanhada da gestão de documentos (por meio de impressoras multifuncionais, que integram um tablet com diversas aplicações para gerenciar documentos, como na foto ao lado). Danesi diz que o combate à complexidade está criando cada vez mais oportunidades para seu negócio. “Nossa missão é tornar a vida do cliente mais fácil e há uma demanda maior por isso, à medida que todos esperam uma melhor experiência de usuário; uma nova reengenharia de processos vem acontecendo”, diz ele, que hoje é o CEO profissional da Simpress. As evidências são incontestáveis:

1. Tamanho e capilaridade. Faturando R$ 650 milhões ao ano, Danesi diz atender mais de 160 grandes clientes, desde bancos e redes varejistas com unidades no Brasil inteiro até cooperativas e governo. Sua “frota” de impressoras é 120 mil e tem ao todo 1,6 mil funcionários, sendo mil deles embarcados em clientes. 
2. Investimento. O negócio provou ser tão promissor, que em 2014 a divisão de impressoras da Samsung adquiriu a Simpress e, em 2016, a HP ficou com ela ao comprar essa área da empresa sul-coreana. O modelo de negócio da HP está migrando para o modelo da Simpress.  
3. Expansão das áreas de atuação. Com sua versão de SaaS, “Simpress as a solution”, quer dobrar o faturamento em três anos com outros equipamentos – computadores pessoais e notebooks (mercado que deverá ser 70% maior que o da impressão) e mobile (50% maior).

Empresas que simplificam

• Empresa: WEWORK
• Setor: Coworking
• Como simplifica: Oferece uma rede de coworkings, disponibilizando opções customizadas de ambientes de trabalho para empresas de diversos portes.
• Empresa: MANDAÊ
• Setor: Logística
• Como simplifica: É um hub de logística que facilita o envio de encomendas ao conectar empresas de e-commerce a uma rede de transportadoras em nível nacional.
• Empresa: REDATA
• Setor: Acervo documental
• Como simplifica: Cria soluções customizadas para agilizar a organização de documentos e arquivos, usando mapeamento analógico e ferramentas digitais.
• Empresa: ROBERT HALF
• Setor: RH
• Como simplifica: Amplia a contratação de profissionais especializados para projetos pontuais.

Empresas simplificadas

• Empresa: CIA DE TALENTOS
• Setor: RH
• Como simplificou: Abandonou a estrutura grande e parcialmente ociosa da sede própria e migrou a equipe para um coworking.
• Empresa: RANDON
• Setor: Implementos automotivos
• Como simplificou: Formou um núcleo para mapear startups aptas a assumir parte de seus processos internos. Uma delas – a Gupy – elaborou uma plataforma de recrutamento baseada em inteligência artificial que diminuiu de 45 para 25 dias o prazo de seleção de novos profissionais. 
• Empresa: DASA
• Setor: Medicina diagnóstica
• Como simplificou: Implementou um sistema de células ágeis de trabalho, com equipes montadas de acordo com a demanda dos clientes.
• Empresa: GENERAL ELECTRIC
• Setor: Tecnologia e bens de capital
• Como simplificou: Entre outras coisas, criou o modelo de gestão FastWorks, inspirado no mindset pró-experimentos das startups, que permite o erro e incentiva o aprendizado rápido a partir das falhas.
• Empresa: GOOGLE
• Setor: Soluções de internet
• Como simplificou: Substituiu máquinas de cortar grama poluentes e barulhentas por cabras alugadas em uma fazenda da Califórnia.
• Empresa: PETROBRAS
• Setor: Energia
• Como simplificou: Implementou uma plataforma digital para selecionar fornecedores. A ferramenta reduziu o tempo do trâmite em 50% e gerou economia de R$ 750 milhões.
• Empresa: DELL COMPUTER
• Setor: Informática
• Como simplificou: Incentivou a flexibilidade de horários e o home office. O plano é ter 50% de trabalho remoto até 2020.