Em 1983, um jovem norte-americano chamado John Shook foi ao Japão para trabalhar na Toyota. Ele já estivera naquele país, havia estudado os famosos princípios da gestão enxuta (lean management) da montadora e se sentia atraído pelas ideias locais sobre melhoria de processos, qualidade e responsabilidade distribuída. Mas não sabia onde estava se metendo. Ele estava prestes a encontrar “o caminho”.

Shook era o único ocidental na cidade de Toyota e foi iniciado e treinado como qualquer outro que ali chegasse. Leia-se: ele passou pela forja daquilo que chamavam de “relatório A3”. “Cada novo contratado saído da universidade começava a aprender a partir das orientações do processo A3”, recorda. “O funcionário chegava a sua nova mesa e encontrava um problema esperando por ele, um mentor e um processo para aprender a resolvê-lo que lhe exigia pensar como um designer. Todo o processo era desenhado em torno do PDCA [sigla em inglês para planeje, faça, verifique, aja] e formatado como A3.”

A3 era a designação internacional para determinado tamanho de folha de papel, como Shook logo descobriu. Mas, na Toyota, era bem mais do que isso: uma maneira de pensar e de se comunicar, um modo de aprender, um jeito de fazer as coisas acontecer e de tentar criar uma organização inteira de solucionadores de problemas. “A conclusão a que a Toyota chegou, muitos anos atrás, foi a de que cada questão em uma organização deveria ser descrita, analisada e solucionada em uma única folha de papel A3, para que qualquer envolvido no problema pudesse entendê-la”, diz Shook.